○高原町電子計算組織の管理運営に関する規程
平成2年10月12日
規程第1号
(趣旨)
第1条 この規程は、本町における電子計算組織の管理運営に関し、必要な事項を定めるものとする。
(1) 電子計算組織 電子計算機及びその周辺機器を使用し、与えられた一連の処理手順に従って、事務を自動的に処理する電子的機器の組織で町が管理するものをいう。
(2) 電算処理 電子計算組織により情報を記録し、又は記録された情報を加工することをいう。
(3) 主管課 電算処理の対象となる事務を所掌する課等をいう。
(4) データ 事象・概念等を表現するもので、電子処理に適するように形式化されたものをいう。
(5) データ等 データ及びこれを電算処理して得られる情報をいう。
(6) 記憶媒体 フロッピーディスク、磁気テープ、磁気ディスク等その他データを記憶している媒体をいう。
(7) マスターファイル 電算処理をする場合に、処理の中心となるデータが集められたファイルをいう。内容を更新しながら、長期的に保存する台帳的な性格を持つ。
(8) ドキュメント システム分析やプログラム作成等のために必要な文書の集まりをいう。
(9) 端末機 電子計算組織の主要部分と直接又は通信回線によって結ばれ、データの入出力の機能を有する機器をいう。
(データ保護管理者の設置)
第3条 データ等を的確に管理するために、データ保護管理者(以下「保護管理者」という。)を置き、総務課長をもってこれに充てる。
(保護管理者の責務)
第4条 保護管理者は、電子計算組織に係る関係課間の調整を行う。
2 保護管理者は、端末機の使用状況を把握するため、第5条で定めるデータ取扱責任者に対して報告を求め、又は必要な措置を指示することができる。
3 前2項に定めるもののほか、保護管理者は、データ等の保護に関する統括管理を行う。
(データ取扱責任者の設置)
第5条 保護管理者の事務の一部を取り扱うため、データ取扱責任者(以下「取扱責任者」という。)を置き、各主管課の長をもってこれに充てる。
(取扱責任者の責務)
第6条 取扱責任者は、主管業務データの適正な管理に努めなければならない。
2 取扱責任者は、端末機の使用状況を的確に把握し、適正に管理しなければならない。
3 取扱責任者は、電算処理及び電算システム等になんらかの事故が起こった場合は、第9条で定める記憶媒体管理者に通報し、復旧措置を講じなければならない。
4 取扱責任者は、ドキュメントの最新性の維持、適正な保管に努めなければならない。
(端末機管理者の設置)
第7条 端末機の適正な管理を行うため、端末機を置く係に端末機管理者を置き、当該係長をもってこれに充てる。
(端末機管理者の責務)
第8条 端末機管理者は、所管する端末機を的確に管理するため、次に掲げる事務に従事する。
(1) 端末機の活用に関すること。
(2) 端末機の保守及び調整に関すること。
(3) 端末機の活用に伴うデータ等の保護について。
(4) 端末機の使用状況について。
(記憶媒体管理者の設置)
第9条 記憶媒体、ドキュメント及び電子計算室等の管理を行うため記憶媒体管理者を置き、電子計算係長をもってこれに充てる。
(実施計画)
第10条 保護管理者は、毎年2月末日までに、翌年度の電算処理における年間実施計画を作成し、取扱責任者に通知しなければならない。
2 記憶媒体管理者は、前項の年間実施計画に基づき、毎月5日までに、翌月の電算処理に係る月間計画を作成し、取扱責任者に通知しなければならない。
3 記憶媒体管理者は、月間計画を変更する必要が生じたときは、取扱責任者と協議の上、変更することができる。
(処理区分)
第11条 電算業務の処理区分は、次の各号に定めるところによる。
(1) 新規処理 電算業務を新たに始めようとすること(電算業務の重要な変更を含む。)。
(2) 臨時処理 現に記録している情報を利用して、臨時的に資料等を作成する処理をいう。
(3) 変更処理 現に処理している電算業務のシステム及びプログラムの修正、変更及び改善による処理をいう。
(4) 一般処理 現に処理している電算業務をいう。
(電算処理の申請)
第12条 取扱責任者は、事務の電算処理を申請又は変更しようとするときは、次の各号に定めるところにより電算処理申請書を保護管理者に提出しなければならない。
(1) 新規処理の場合 電算業務新規処理申請書(様式第1号)を新たに予算措置を必要とするものについては、処理を開始する前年度の6月末日までに、予算措置を必要としないものについては、処理を希望する4か月前までに提出しなければならない。
(2) 臨時処理の場合 電算業務臨時処理申請書(様式第2号)を次に定める期限までに提出しなければならない。
ア プログラムの新規作成を必要とするもの 2か月前
イ 既存のプログラムを一部修正すれば処理できるもの 1か月前
ウ 既存のプログラムで処理できるもの 1週間前
(3) 変更処理の場合 変更処理を希望する3か月前までに電算業務変更処理申請書(様式第3号)を提出する。ただし、数字等が確定しない場合においては、その旨を口頭で申し出て、確定次第文書で提出することができる。
(4) 現に処理しているものは、年間処理予定表(様式第4号)により、毎年1月末日までに提出する。ただし、毎日処理のものについては、省略することができる。
(1) 町民の福祉の増進に寄与するものであること。
(2) 行政の近代化又は事務能率の向上に寄与するものであること。
(3) 町の将来の構想と整合するものであること。
(4) 現に電算処理を行っている他の業務の処理に支障を生じないものであること。
(システムの設計)
第14条 電算処理システムを新たに設計するに当たっては、その目的を明確にし、事務内容の調査分析を綿密に行うとともに、次に掲げる事項に留意し、電子計算組織を有効に活用するように努めなければならない。
(1) 長期的な展望及び総合的な観点から、関連する他のシステムとの調整を図ること。
(2) 電子計算組織の特性を生かし、これを効率的に運用すること。
(3) 処理の正確性を確保すること。
(4) システムの拡張又は変更が容易であるように、標準的な手法を用いること。
(電子計算組織の操作制限)
第15条 端末機を除く電子計算組織は、次に掲げる場合を除き、操作してはならない。
(1) 実施計画に基づく業務の処理を行うとき。
(2) プログラムの生成等を行うとき。
(3) 職員の教育及び研修を行うとき。
(4) 保守点検を行うとき。
(5) 前各号に定めるもののほか、保護管理者が特に必要と認めるとき。
(端末機の操作制限)
第16条 端末機管理者から端末機の操作の指定又は承認を受けた者(以下「端末機取扱者」という。)以外の者は、端末機を操作してはならない。
2 端末機管理者は、端末機取扱者を指定し又は承認したときは、保護管理者に報告するものとする。
3 端末機取扱者は、端末機を適正に操作するとともにデータの秘密を厳重に守らなければならない。
4 端末機取扱者は、所掌事務の範囲を越えて操作してはならない。
(規制措置)
第17条 保護管理者は、事務処理に必要なデータ以外の検索及びデータの改ざんを防止するため、必要な技術的措置を講じなければならない。
(電子計算室への立入制限)
第18条 記憶媒体管理者は、電子計算室に電子計算係職員以外の者を立ち入らせてはならない。
2 記憶媒体管理者は、必要があると認めるときは、前項の規定にかかわらず、立入りを許可することができる。この場合においては、原則として電子計算係職員が立ち会うものとする。
(保安措置)
第19条 記憶媒体管理者は、火災その他の災害及び盗難に備えて、電子計算室の保安措置を講じなければならない。
(事故発生時の対策)
第20条 記憶媒体管理者は、事故発生時の対策を定めるとともに、その内容を関係職員に熟知させるものとする。
2 記憶媒体管理者は、事故が発生した場合は、速やかに事故の経緯、被害状況等を調査し、保護管理者に報告するとともに、復旧措置を講じなければならない。
(入出力帳票及び記憶媒体の管理)
第21条 取扱責任者は、入出力帳票及び記憶媒体を適正に管理するため、次に掲げる事項について、必要な措置を講じなければならない。
(1) 受払い及び保管に関する記録
(2) 保管場所及び保管施設等の指定
(3) 外部への持ち出し及び複写等
(4) 廃棄の方法及び時期
(5) その他保護管理者が定めるもの
(磁気ファイルの管理)
第22条 記憶媒体管理者は、記憶媒体のうち、マスターファイル及びこれに準じる重要なファイル(以下「磁気ファイル」という。)を適正に管理するため、その管理状況を随時に点検するとともに磁気ファイルの作成から廃棄に至るまでの経過を記録しなければならない。
2 記憶媒体管理者は、磁気ファイルの複写、消去、廃棄及びクリーニング等についてその手続を定め、他に漏らさないように措置を講じなければならない。
3 記憶媒体管理者は、磁気ファイルの障害の有無について定期的に又は随時に点検し、磁気ファイルに重大な障害がある場合は、保護管理者に報告するとともに、速やかに修復の措置を講じなければならない。
(ドキュメントの管理)
第23条 記憶媒体管理者は、ドキュメントを所定の場所に保管する等適正に管理しなければならない。
2 ドキュメントを主管課以外の者に提示又は複写等をしようとする場合は、保護管理者並びに当該データを所有する取扱責任者の承認を得なければならない。
(内部提供)
第24条 データ等を当該事務以外の事務に使用するときは、そのデータ等を使用しようとする取扱責任者は、そのデータ等を所管する取扱責任者の承認を得なければならない。ただし、住民基本台帳法(昭和42年法律第81号)第7条及び住民基本台帳法施行令(昭和42年政令第292号)第2条の規定による住民票の記載事項とされているデータを使用する場合は、この限りでない。
(個人データ開示等の事務の処理)
第25条 高原町電子計算組織に係る個人情報の保護に関する条例施行規則(平成2年高原町規則第7号。以下「規則」という。)第2条に基づく個人情報収集の通知、第7条に基づく個人情報開示の通知、規則第10条に基づく個人情報訂正・削除の通知、規則第11条に基づく個人情報訂正・削除不承認の通知に関する事務は総務課電子計算係が所掌するものとする。
2 電子計算係長は、前項の事務を処理するに当たっては、当該データを所管する取扱責任者に協議しなければならない。
附則
この規程は、公布の日から施行する。
