(趣旨)

第1条　高原町議会事務局(以下「事務局」という。)の職制、事務の処理及び職員の服務等については、法令又は条例に定めのあるものを除くほか、この規程の定めるところによる。

(職制)

第2条　事務局に書記の職として事務局次長を置く。

(職務)

第3条　事務局長は、議長の命を受け議会の事務を掌理し、所属職員を指揮監督する。

(所掌事務)

第4条　事務局の所掌事務は、次のとおりとする。

(事務の分担)

第5条　職員の事務の分担は、事務局長が定める。

第6条　特別の必要があるときは前条の規定にかかわらず、議長は職員を指定し、これを処理させることがある。

(決裁)

第7条　事務局の事務は、全て事務局長を経て議長の決裁を受けなければならない。

(代決)

第8条　急施を要するもの又は議長不在のときは、事務局長が代決することができる。

第9条　代決した事務は、軽易なものを除いて、これを後閲に供しなければならない。

(事務局長の専決事項)

第10条　次に掲げる事項は、第7条の規定にかかわらず事務局長において専決することができる。ただし、重要又は異例と認められる事項については、この限りでない。

(公印の種類等)

第11条　公印の種類、印影のひな形、寸法、個数及び使用範囲は、別表第1のとおりとする。

(公印の新調等の手続)

第12条　公印を新調し、改刻し、又は廃止したときは、速やかに公印登録簿(様式第1号)に登録の手続をし、印影を付して、その旨を告示しなければならない。

(不用公印の処理)

第13条　不用となった公印は、次の区分により保存し、保存期間を経過したものは、切断又は焼却等の方法により廃棄し、かつ、必要事項を公印登録簿に記載しなければならない。

(公印の取扱い)

第14条　公印は、常にかぎのかかる容器に納め、事務局長が保管の責に任じなければならない。

(公印の使用)

第15条　公印を使用するときは、押印する文書に原議(第37条に規定する「原義」をいう。)その他の証拠書類を添えて、事務局長の審査を受け、その承認を受けなければならない。

(公印の特別使用)

第16条　事務局長が必要と認めた帳票等には、前条の規定にかかわらず、事務局備付けの公印特別使用簿(様式第2号)により公印を押すことができる。

(公印の持出し)

第17条　公印は、事務局外に持ち出し使用することはできない。ただし、特に事務局長が持出しの必要を認めたときは、この限りでない。

(文書の取扱い)

第18条　文書(文書、図画及び写真(これらを撮影したマイクロフィルムを含む。)並びに電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られる記録をいう。)をいう。以下同じ。)は、正確、かつ、迅速に取り扱い、事務が適正、かつ、能率的に行われるように処理し、及び管理しなければならない。

(文書の種類)

第19条　文書の種類は、次のとおりとする。

(収受した文書の取扱い)

第20条　文書は、事務局において収受し、次により処理しなければならない。

(ファクシミリ文書の収受等)

第21条　前条の規定は、ファクシミリで受信した文書の収受等について準用する。

(電子メールの利用等による収受)

第21条の2　電磁的記録は、電子メールの利用により、又は光ディスク、フラッシュメモリ等の媒体により収受することができる。ただし、申請、届出等の行為に係る電磁的記録(総合行政ネットワーク(国及び地方公共団体の組織内ネットワークを相互に接続した情報通信ネットワークをいう。以下同じ。)により受信した文書を除く。次項において同じ。)について、当該行為を行った者の作成に係るものであること又は内容の改変が行われていないことの確認を要する場合は、当該確認をしたときに限る。

(総合行政ネットワーク文書の取扱い)

第22条　事務局において総合行政ネットワークにより受信した文書は、紙に出力し、第20条の例により処理しなければならない。

(電話等による処理)

第23条　電話又は口頭で聴取した事項のうち重要なものは、電話・口頭処理票(様式第7号)により処理しなければならない。

(起案文書の作成)

第24条　起案は、決裁伺書(様式第8号)により行うものとする。

(起案の方法)

第25条　起案は、次に定めるところにより行わなければならない。

(文書の左横書き)

第26条　文書は、左横書きとしなければならない。ただし、次に掲げるものは、この限りでない。

(文書の記号及び番号)

第27条　文書には、次の各号に掲げる区分により、当該各号に定める記号及び番号を付けなければならない。ただし、記号及び番号を付けることが適当でない文書又は軽易な文書については、これを省略することができる。

(文書の発信者名)

第28条　文書の発信者名は、法令に特別の定めのあるもののほか、議長名を用いるものとする。ただし、事案の性質及び内容により、その他の者を発信者とすることができる。

(文書取扱部署の表示等)

第29条　文書の末尾には、括弧書きで文書取扱いの部署として「議会事務局」と表示するものとする。ただし、事案の性質及び内容により省略することができる。

(決裁区分等の表示)

第30条　決裁伺書の決裁区分の欄には、次の各号に掲げる区分により、当該各号に定める決裁区分を表示しなければならない。

(回議)

第31条　起案文書は、下位の職にある者から上位の職にある者の順に回議をするものとする。

(合議)

第32条　起案文書の内容が他の部局(町長部局、教育委員会、選挙管理委員会、公平委員会、監査委員又は農業委員会若しくは固定資産評価審査委員会をいう。以下「町の機関」という。)に関係がある場合は、当該部局の課長(書記長又は局長若しくは上席の職員にあるものを含む。以下「関係課長」という。)に当該起案文書の合議をしなければならない。

(特に重要な文書等の持回り)

第33条　起案文書のうち秘密を要するもの、特に重要なもの、特に異例なもの又は特に急を要するものについては、起案者又は上司が持ち回ることにより回議又は合議をしなければならない。

(起案文書の修正)

第34条　起案文書の内容を修正した者は、修正した箇所に押印しなければならない。ただし、用字、用語等の形式上の修正をしたときは、この限りでない。

(起案文書の重大な修正又は廃案)

第35条　回議又は合議の結果、起案文書の内容について重大な修正が行われたとき、又は廃案になったときは、事務局長は、そのときまでに合議を終えた関係課長にその旨を通知しなければならない。

(代決、後閲等)

第36条　代決した者は、起案文書の代決者として押印した印影の上部に「代」と記載し、後閲を要すると認められるものは「後閲」と記載しなければならない。

(決裁印の押印等)

第37条　決裁が終了した起案文書(以下「原議」という。)には、決裁印(様式第12号)を押印するものとする。この場合において、合議を要する起案文書については、合議を終了した後に決裁印を押印するものとする。

(供覧)

第38条　供覧すべき文書は、当該文書の余白に「供覧」と朱書し、閲覧印を押して関係者の閲覧に供するものとする。

(文書の浄書)

第39条　原議で施行を要するものは、速やかに浄書しなければならない。

(浄書文書の校合)

第40条　浄書した文書は、必ず原議と校合しなければならない。

(公印の押印)

第41条　施行する文書には、公印を押さなければならない。ただし、特に重要な文書以外の文書については、公印を省略することができる。この場合において、必要があるときは、当該文書に公印を省略した旨を表示するものとする。

(文書の発送)

第42条　文書の発送は、総務課において郵送により行う。ただし、次の各号に掲げる文書の発送は、当該各号に定める方法により事務局が行うことができる。

(文書の整理及び保管)

第43条　文書は、常に整然と分類して整理し、必要なときにすぐに取り出せるように保管しなければならない。

(ファイル基準表)

第44条　事務局長は、文書を分類整理するため、ファイリングシステムにより、ファイル基準表(様式第14号)を毎年度当初に作成しなければならない。

(完結文書の整理及び保管)

第45条　完結文書(供覧によって完結する文書で供覧が終わったもの、施行を要する文書で施行が終わったもの、施行を要しない文書で決裁が終わったもの及びこれら以外の文書で決裁権者との協議等に使用したものをいう。以下同じ。)は、ファイル基準表に基づいて、個別フォルダー等整理用文具を使用して、年度ごとに整理し、保管するものとする。ただし、暦年により整理する必要があるものについては暦年により、年度を越えて処理される事案に係るものについては年度を越えて整理し、保管することができる。

(未完結文書の整理及び保管)

第46条　未完結文書(完結文書となるべき文書でまだその状態に達していないものをいう。)は、一定の箇所に整理して保管し、常にその所在を明らかにしておかなければならない。

(文書の保存期間)

第47条　文書の保存期間の区分は、30年、10年、5年、3年、1年及び1年未満とする。

(事務局における文書の保管)

第48条　次に掲げる文書の保管は、事務局において行うものとする。

(文書の引継ぎ)

第49条　事務局長は、完結文書(前条の規定により自ら保管する文書並びに保存期間の区分が1年及び1年未満の文書を除く。)を総務課長に引き継がなければならない。ただし、常に利用する必要がある完結文書については、ファイリングシステムに所定の事項を登録することにより、事務局において保管することができる。

(事務局における文書の保存)

第50条　前条の規定にかかわらず、議決書、議事録及び議事関係文書については、総務課長に引き継ぐことなく事務局において保存し、事務局長が管理するものとする。

(職員の閲覧又は借覧)

第51条　事務局の保存文書を閲覧し、又は借覧しようとする職員(町の機関の職員を含む。)は、保存文書閲覧・借覧簿(様式第16号)に必要事項を記入しなければならない。この場合において、事務局長は、当該閲覧又は借覧が不適当であると認めるときは、これを拒むことができる。

(保管文書の廃棄)

第52条　保存期間が経過した保管文書は事務局長が廃棄するものとする。

(保存文書の廃棄)

第53条　保存期間が経過した保存文書(第49条第1項本文の規定により総務課長に引き継いだ文書及び同項ただし書の規定により事務局において保管する文書を含む。)は、事務局長が総務課長と協議して、廃棄を決定するものとする。ただし、協議の結果、なお保存する必要があると認められるものについては、一定期間に限り、保存することができる。

(定刻出勤)

第54条　職員は、定刻までに登庁し、登庁後、直ちにタイムカードにその時刻を記録しなければならない。

(勤務時間中の離席)

第55条　職員は、勤務時間中離席しようとするときは、自己の所在を明らかにしておかなければならない。

(休暇の承認等)

第56条　職員は、休暇の承認を受けようとするときは、あらかじめ又はその都度休暇届(様式第17号)を議長又は事務局長に提出しなければならない。

(出張及び復命)

第57条　職員の出張は出張伺兼命令書(様式第18号)により決裁を受け、帰庁したときは直に復命書を提出しなければならない。ただし、軽易の事項は口頭復命することができる。

(事務の引継ぎ)

第58条　職員が退職その他の理由により職員でなくなるとき、又は配置換、休職若しくは休暇によってその職務を離れるときは、速やかに当該事務の処理経過を口頭又は文書をもって、後任者又は上司の指名する者に引き継がなければならない。

(事故報告)

第59条　職員は、公務の内外を問わず、事故を起こし、又は事故にあったときは、速やかに議長又は事務局長に当該事故の内容を報告しなければならない。

(委任)

第60条　この規程の実施に関し必要な事項は、別に定める。

(準用)

第61条　この規程で定めるもののほか、職員の給与及び旅費並びに分限、懲戒、服務その他文書の取扱いについては、町長部局の例による。