(目的)

第1条　この規程は、文書の取扱いについて必要な事項を定め、事務の能率的運営をはかることを目的とする。

(文書取扱いの原則)

第2条　すべての文書はていねいに取り扱い、その処理は、確実かつ速やかに行い、常に処理経過を明らかにしなければならない。

(主管課長の職務)

第3条　主管課長(事務長、事務局長を含む。)は、常に職員に文書の作成及び文書の取扱いを習熟させ、文書事務が適正かつ、速やかに処理されるよう留意し、随時文書の処理状況を把握して事務処理の促進に努めなければならない。

(禁止事項)

第4条　文書は、主管課長の許可を受けないで他人に閲覧又は謄写させてはならない。

(文書の種類)

第5条　文書は、令達文書と一般文書に分ける。

(文書の範囲)

第6条　この規程で文書とは、次の各号に掲げるものをいう。

(必要な帳票)

第7条　文書事務の取扱いに必要な帳票等は、次のとおりとする。

(分類及び番号)

第8条　一般文書にはすべて文書分類表(別表)によって分類番号及び番号を記載し、文書収発票(以下「収発票」という。)に記入しなければならない。ただし、総務課長においてその必要がないと認めたものはこれを省略することができる。

(文書の日付)

第9条　発送する文書の日付は、発送年月日を日付とする。ただし、特別の事由あるときは、発送年月日と異なる日付を用いることができる。この場合においては、その年月日を回議用紙等に記載しなければならない。

(発信者名)

第10条　文書の発信者名は、町長名又は町名を用いるものとする。

(文書管理)

第11条　文書管理の総括は、総務課長が行う。

(文書の受領者)

第12条　主管課長は、その課の文書受領者となる。

(文書取扱者)

第13条　主管課長を文書取扱者(以下「取扱者」という。)とし、その文書事務を補佐するため、各課に文書取扱主任(以下「取扱主任」という。)をおく。

(到着文書の取扱い)

第14条　役場に到着した文書及び物品は、総務課において収受し、次により処理しなければならない。

(総務課への回付)

第15条　総務課を経由せず収受手続を経ない文書を受領したときは、直ちに総務課へ回付して受付の手続を経なければならない。

(複数課に関係ある文書)

第16条　2以上の課に関係ある文書は、最も関係の深い課に配布しなければならない。

(配布文書の処理)

第17条　主管課長が文書の配布を受けたときは、直ちに閲覧の上重要又は秘密に属すると認め、自ら処理するもののほかは、各係担当者に配布し、処理方針を示して速やかに処理させなければならない。

(起案)

第18条　起案は、決裁伺書を用い次の事項に留意しなければならない。

(文書の左横書き)

第19条　文書は、左横書きとしなければならない。ただし、次に掲げるものは、この限りでない。

(決裁区分)

第20条　決裁区分の表示は、次の各号の定めるところによる。

(取扱区分)

第21条　取扱区分の表示は、次の各号の定めるところによる。

(回議)

第22条　起案をなしたときは、下位の職にあるものから上位の職にある者に回議をするものとする。

(特殊文書の取扱い)

第23条　重要な回議書及び許可・認可等行政上の処分を必要とする書類は、特殊文書受付簿に記載の上その上部余白に付せんを付け、秘密を要する文書は、秘密袋に入れて回議しなければならない。ただし、特に重要なもの、特に異例なもの又は急を要するものについては、起案者又は上司が持ち回ることにより回議又は合議しなければならない。

(後閲)

第24条　上司の不在により代決処理したもののうち後閲に付すべきものは、「後閲」と記入し、上司が登庁後直ちに閲覧に供さなければならない。

(他課への合議)

第25条　他の課に関係のある合議書は、課長の決裁を経て他の課に合議しなければならない。

(総務課長への合議)

第26条　許可・認可・その他の処分又は重要な回議書は、総務課長に提示してその審査を受けなければならない。

(返戻)

第27条　違式・違算・不備又は却下等のため返戻を要する文書は、付せん用紙をもって処理することができる。

(文書の施行)

第28条　文書は、特に指示あるものを除き、決裁の日(急施を要しないものはその翌日まで)に処理するものとする。

(分類番号及び番号)

第29条　発送する文書(令達文書を除く。)は、主管課において、第8条の規定により、分類番号を付し、収発票に記入しなければならない。ただし、特に軽易なものは、省略することができる。

(浄書及び校合)

第30条　決裁文書は、すべて主管課において浄書及び校合を行うものとする。

(公印の押印)

第31条　発送する文書は、主管課が総務課において公印を押し、原議と契印しなければならない。ただし、軽易なものについては、公印の押印を省略することができる。

(総務課への送付)

第32条　郵便により発送しようとする文書は、主管課において封筒にいれ、郵便発送日の午後3時30分までに当該封筒を総務課へ送付しなければならない。

(発送)

第33条　文書及び物品の発送は、すべて総務課において行う。

(未処理文書の処理)

第34条　課長は、通知を受けた文書のうち、事務の性質上速やかに処理できないものについては、その事由並びに処理予定を総務課長に通知するとともに、その他のものについては、速やかに処理しなければならない。

(ファイル基準表)

第35条　取扱主任は、年度当初に保管する文書について、事業名及び保存年限等を記載したファイル基準表を作成しなければならない。

(文書の整理及び保管)

第36条　文書はファイル基準表に基づき、ファイリングシステムにより常に整然と分類し、必要なときにすぐ取り出せるよう保管しなければならない。ただし、ファイリングシステムによる整理が不適当と思われるときには、この限りではない。

(文書の保管期間)

第37条　文書の保管期間は、その文書の完結した年度の翌年度とする。ただし、事件が2年度以上にかかるものについては、この限りでない。

(事務担当者の文書の整理及び引継ぎ)

第38条　事務担当者は、未処理文書を懸案フォルダーに入れて、キャビネットの一定の位置に保管しておかなければならない。

(完結文書の整理及び保管)

第39条　完結文書は、ファイル基準表に基づいて、分類項目別に整理し、個別フォルダーに入れて、キャビネットに収納するものとする。

(保管文書の貸出し等)

第40条　保管文書の貸出しを受けようとする職員は、当該文書を所管する取扱主任に申し出て、その承認を受けなければならない。

(移換え及び置換え)

第41条　保管文書の移換え及び置換えは、年度文書は毎年4月までに、暦年文書は、毎年1月までに行わなければならない。

(置換えの方法)

第42条　取扱責任者は、保管期間経過後保存を必要とする文書を保存年限及び保存満了年月日別にフォルダーごと保存箱に収納して置換えるものとする。

(文書の引継ぎ)

第43条　取扱主任は、前2条により置換えられた文書について、引継目録を総務課長に提出し、引き継がなければならない。

(機密文書の引継ぎ)

第44条　機密文書の引継ぎについては、前条の規定によらないことができる。

(文書の保存年限の起算及び保存場所)

第45条　文書の保存年限の計算は、年度文書にあっては当該文書の完結した日の属する年度の翌年度の初日から、暦年文書にあっては、当該文書の完結した日の属する年の翌年の初日から起算する。

(書庫の管理)

第46条　前条に規定する書庫は、総務課長が管理する。

(保存文書の貸出し)

第47条　保存文書の貸出し又は閲覧を受けようとする者は、総務課長に申請を行い、承認を得なければならない。

(文書の編さん及び保存期間)

第48条　文書の保存期間は、おおむね次の各号による。

(文書の廃棄)

第49条　保存期間を終了した文書は、主管課で調査の上、総務課長の責任において廃棄する。

(保存文書の借覧)

第50条　保存文書を借覧しようとするときは、文書貸出票により、総務課長の許可を得て借覧しなければならない。

(書庫の管理)

第51条　書庫は、総務課長が管理するものとし、係員以外は、みだりに出入してはならない。