2　職員は、事案の経緯も含めた意思決定に至る過程並びに事務及び事業の実績を合理的に跡付け、又は検証することができるよう、処理に係る事案が軽微なものである場合を除き、その処理内容等を記載した文書を作成しなければならない。

2　文書の管理は、原則としてファイリングシステムを利用して行うものとする。ただし、総務課長がこれにより難いと認めた場合は、この限りでない。

2　総務課長は、文書事務が適正かつ迅速に行われるよう指導し、その改善に努めなければならない。

2　文書取扱主任は、課長補佐(課長補佐を2人以上置く課にあっては庶務を担当する課長補佐、課長補佐を置かない課にあっては課長が指名する者)をもって充てる。

3　文書取扱担当者は、課長が指名する。

4　文書取扱主任は、次に掲げる事務を行うものとする。

5　文書取扱担当者は、文書取扱主任の事務を補助する。

2　前項本文の場合において、主管課が明らかでないものは、開封して主管課を確認し、必要のあるときは封筒を添付して配布しなければならない。

3　2以上の課に関係ある文書は、最も関係の深い課に配布しなければならない。

2　総務課において収受した総合行政ネットワーク文書は、発信元の電子署名を確認し、直ちに主管課に転送しなければならない。

3　課において収受した総合行政ネットワーク文書が当該課の所管に属しないものであるときは、直ちに関係課に転送しなければならない。

4　2以上の課に関係のある総合行政ネットワーク文書は、最も関係の深い課に転送しなければならない。

2　課長は、前項の規定により閲覧をした文書のうち特に重要なもの又は特に異例なものについては、あらかじめ上司の閲覧に供しなければならない。

3　事務担当係長は、第1項の規定により配布を受けた文書について、課長又は業務担当課長補佐の指示のほか必要な指示をして、事務担当者に配布しなければならない。

4　文書取扱主任は、第1項第2号及び第3号本文の規定に基づく処理を、必要に応じ、事務担当者に行わせることができる。

2　電磁的記録を収受した場合は、別に定める処理基準に従い、コンピュータウイルス等不正プログラムのチェック等により電磁的に記録し、紙に出力し、第9条及び第12条の例により処理しなければならない。ただし、文書の性質上これにより難いときは、この限りでない。

2　総合行政ネットワーク文書の処理については、前項に定めるもののほか、第12条の規定を準用する。この場合において、同条中「文書」とあるのは、「総合行政ネットワーク文書」と読み替えるものとする。

3　総合行政ネットワークによる文書の収受及び発信等の取扱いについては、この訓令に定めるもののほか、別に定める。

2　前項の規定にかかわらず、次の各号に掲げる起案については、当該各号に定めるところにより処理することができる。

2　達、指令及び一般文書で同一件名又は同種の事案に係るものについては、年度内の処理に係るものに限り、文書枝番号簿(様式第10号)により枝番号を付けて処理することができる。ただし、前項第4号アに掲げるもののほか、簡易、定例的なものにあっては、文書収発簿の余白に所定の事項を記載し、これに代えることができる。

3　文書の番号は、条例、規則、告示、公告及び訓令にあっては暦年による一連番号とし、達、指令及び一般文書にあっては会計年度による一連番号とする。

2　文書には、照会その他の便宜に資するため、必要に応じて、当該文書に担当する係名のほか、事務担当者の氏名、電話番号等を記載するものとする。

2　決裁伺書の取扱区分の欄には、次の各号に掲げる区分により、当該各号に定める取扱区分を表示しなければならない。

3　決裁伺書の文書分類及び保存期間の欄には、第41条第1項の規定により作成したファイル基準表による文書分類及び保存期間を表示しなければならない。

2　前条の規定は、前項の規定により合議を受けた起案文書について準用する。

3　合議は、必要かつ最小限の範囲に限るものとし、関係課長と事前に協議することにより、又は関係課長に当該事案に係る文書の写しを送付することにより省略することができる。

4　合議を受けた関係課長は、当該事案の処理に異議があるときは、主管課長と協議して調整するものとし、調整ができないときは、意見を付して上司の指示を受けなければならない。

2　前条の規定は、第1項の規定により合議を受けた起案文書について準用する。

2　前項の規定にかかわらず、起案文書の内容について重大な修正を加える者は、あらかじめ、修正しようとする箇所を起案者に連絡するよう努めるものとする。

2　回議又は合議の過程において回議又は合議を受ける者が不在のときは、前項の代決の例により処理することができる。

2　浄書する文書の日付は、当該文書を施行する日とする。

2　電子署名を行うための必要な手続その他の事項は、別に定める。

2　文書を発送しようとするときは、主管課において原議に施行日を記入し、次に定める手続により処理しなければならない。

3　前2項に定めるもののほか、文書の発送について必要な事項は総務課長が別に定める。

2　前項の規定により作成されたファイル基準表について、総務課長は、必要があると認めるときは、その修正を求めることができる。

2　整理用文具には、課名のほか、完結年度、文書分類番号、ファイル名、保存期間及び廃棄年度を表示しなければならない。また、分けつづりしたときは、何号何冊のうち1等の分冊番号を付けなければならない。

3　完結文書の保管に当たっては、個別フォルダー用キャビネットを使用するものとする。ただし、個別フォルダー用キャビネットに収納することが適当でない完結文書については、適切な保管用具を使用するものとする。

2　第42条第3項の規定により作成された年度若しくは年又は保存期間の異なる2以上の完結文書を同一の簿冊等にまとめて整理する場合の保存期間の区分は、当該簿冊等の中に整理された完結文書のうち最も長く保存するものの区分によるものとする。

3　主管課長は、保存期間区分標準(別表第2)に基づき、文書(保存期間が1年未満となるべきものを除く。)について、ファイル基準表により保存期間を定めるものとする。ただし、保存期間が10年を超えることとなるべき文書で保存を要する期間があらかじめ確定できるものは、その期間によるものとする。

4　文書の保存期間は、会計年度によるものは完結した日の属する年度の翌年度から、暦年によるものは完結した日の属する年の翌年から起算する。ただし、保存期間の区分が1年未満の文書については、当該文書が完結した日から起算する。

2　前項の規定にかかわらず、主管課長が事務処理上特に必要があると認める完結文書は、事務を処理するために必要な期間に限り、主管課において保管することができる。この場合において、当該期間が経過したときは、速やかに、当該完結文書を総務課長に引き継がなければならない。

3　総務課長への文書の引継ぎは、引継目録(様式第14号)を添えて行うものとする。

4　総務課長は、第1項の規定により文書の引継ぎを受けるときは、当該文書の整理状況等について確認するものとする。

2　前項の規定にかかわらず、総務課長が書庫による保存が適当でないと認める保存文書は、総務課長が指定する場所を書庫とみなして、当該場所において保存することができる。この場合において、当該保存文書の管理は、主管課長が行うものとする。

3　書庫の管理に関し必要な事項は、総務課長が別に定める。

2　借覧期間は、1週間以内とする。ただし、総務課長がやむを得ない理由があると認めるときは、この限りでない。

3　借覧した保存文書は、庁外に持ち出してはならない。ただし、やむを得ない理由により、あらかじめ総務課長の承認を受けたときは、この限りでない。

4　閲覧又は借覧をした保存文書は、取り替え、抜き取り、訂正し、又は転貸してはならない。

2　文書の廃棄は、裁断、溶解、電磁的記録の消去等、当該文書に記録された情報の漏えいを防止するために必要な措置を講じて行うものとする。

2　主管課長は、保存期間が経過していない保存文書であっても、保存する必要がないと認めるときは、総務課長と協議して、廃棄を決定することができる。

3　主管課長が廃棄を決定した保存文書のうち、書庫(第47条第2項の規定により書庫とみなされた場所を除く。)で保存されるものは総務課長、同項の規定により書庫とみなされた場所で保存されるものは主管課長が廃棄するものとする。

4　前条第2項の規定は、保存文書の廃棄について準用する。

2　総務課長は、前項の規定による自己点検の結果その他の事情を踏まえ、文書の管理について必要な措置を講ずるものとする。

2　前項の帳票等は、電磁的記録をもって管理することができる。

(施行期日)

1　この訓令は、平成22年4月1日から施行する。

(経過措置)

2　この訓令の施行の際、現に使用している様式等については、当分の間使用することができる。

この訓令は、平成26年4月1日から施行する。

この訓令は、平成27年4月1日から施行する。

この訓令は、平成28年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、平成31年4月1日から施行する。

(経過措置)

2　この訓令の施行の際現に使用している様式等については、当分の間、所要の事項を適宜補正して使用することができる。

この訓令は、令和2年4月1日から施行する。

この訓令は、令和5年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、令和6年1月1日から施行する。ただし、第21条の改正規定(同条第1項第2号から第4号に係る部分に限る。)は、令和6年4月1日から施行する。

(経過措置)

2　この訓令による改正後の文書取扱規程の規定は、この訓令の施行の日(以下「施行日」という。)以後に作成し、又は収受した文書について適用し、施行日前に作成し、又は収受した文書の処理については、なお従前の例による。

3　施行日前になされた改正前の文書取扱規程の規定による手続その他の行為は、この訓令の相当規定によってなされた手続その他の行為とみなす。

4　この訓令の施行の際現に存する改正前の文書取扱規程の規定に定める様式による用紙は、当分の間、所要の事項を適宜補正して使用することができる。

この訓令は、令和6年4月1日から施行する。