○高原町監査委員処務規程
令和2年5月18日
監委告示第8号
目次
第1章 総則(第1条)
第2章 監査委員(第2条・第3条)
第3章 職員(第4条―第8条)
第4章 事務の決裁、代決及び専決(第9条―第12条)
第5章 公印(第13条―第19条)
第6章 文書取扱
第1節 総則(第20条・第21条)
第2節 文書の収受(第22条―第25条)
第3節 文書の処理(第26条―第40条)
第4節 文書の施行(第41条―第44条)
第5節 文書の整理、保管及び保存(第45条―第54条)
第7章 補則(第55条・第56条)
附則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この規程は、高原町監査委員(以下「監査委員」という。)の事務処理に関し、必要な事項を定めるものとする。
第2章 監査委員
(代表監査委員が処理する事務)
第2条 代表監査委員は、次に掲げる事務を処理するものとする。
(1) 職員の任免及び給与、勤務時間その他の勤務条件に関すること。
(2) 職員の服務に関すること。
(3) 監査委員及び職員の出張に関すること。
(4) 監査、審査及び検査(以下「監査等」という。)の日程作成及び実施通知に関すること。
(5) 個人情報の保護に関すること。
(6) 情報公開に関すること。
(7) 公印及び文書に関すること。
(8) その他庶務に関すること。
(監査委員の合議)
第3条 次の各号に掲げる事項の決定は、監査委員の合議によるものとする。ただし、やむを得ない事情があるときは、文書による回議をもってこれに代えることができる。
(1) 地方自治法(昭和22年法律第67号。以下「法」という。)、地方公営企業法(昭和27年法律第292号)及び地方公共団体の財政の健全化に関する法律(平成19年法律第94号)の規定により監査委員の合議によることとされている事項
(2) 規程の制定及び改廃に関する事項
(3) 監査等の実施方針に関する事項
(4) 監査の請求又は要求に基づく監査の実施に関する事項
(5) 例月出納検査又は指定金融機関等の監査の結果に関する事項
(6) その他監査委員が必要と認める事項
第3章 職員
(職員)
第4条 監査委員の事務を補助させるため書記を置く。
2 職員の定数は、職員定数条例(昭和49年高原町条例第9号)の定めるところによる。
3 代表監査委員は、他の任命権者(地方公務員法(昭和25年法律第261号)第6条に規定する者をいう。)と協議して、当該他の任命権者の事務部局の職員を書記として兼ねて任命することができる。
(職務)
第5条 書記は、監査委員の命を受け、事務を処理する。
(事務分掌)
第6条 書記の事務分掌は、次のとおりとする。
(1) 公印の保管に関すること。
(2) 予算及び決算資料の作成に関すること。
(3) 予算執行に伴う事項並びに物品の購入、保管及び貸与の要求に関すること。
(4) 監査、検査及び審査の実施、結果の報告、通知並びに公表に関すること。
(5) 職員の任免、給与、賞罰及び身分に関すること。
(6) 職員の服務、規律及び厚生に関すること。
(7) 諸規程の制定及び改廃に関すること。
(8) 文書の収受、発送及び保管に関すること。
(9) 監査の資料、統計、調査及び研究に関すること。
(10) その他監査委員に関すること。
(事務の分担)
第7条 職員の事務の分担は、上席の書記が定める。
第8条 特別の必要があるときは前条の規定にかかわらず、代表監査委員は職員を指定し、これを処理させることがある。
第4章 事務の決裁、代決及び専決
(決裁)
第9条 監査委員の事務は、全て上席の書記を経て代表監査委員の決裁を受けなければならない。ただし、監査委員の合議を必要とする事項については、委員の合議を経て処理しなければならない。
(代決)
第10条 代表監査委員が決裁すべき事務について、急施を要するもの又は代表監査委員及び他の監査委員が不在のときは、上席の書記がその事務を代決することができる。
2 上席の書記が不在のときは、当該書記が指名する他の書記がその事務を代決する。
3 代決した事務は、軽易なものを除いて、これを後閲に供しなければならない。
(代決の制限)
第11条 代決しようとする事務が特に重要と認められるもの又は異例に属するものについては、前条の規定にかかわらず、あらかじめ処理の方針を指示されているもの又は特に急を要するものを除き、代決することができない。
(専決事項)
第12条 次に掲げる事項は、第9条の規定にかかわらず上席の書記において専決することができる。ただし、重要又は異例と認められる事項については、この限りでない。
(1) 職員(上席の職員を除く。)の出張に関すること。
(2) 職員(上席の職員を除く。)の休暇の承認(引き続き6日以上の傷病による休暇の承認及びこれに係る出勤の承認を除く。)に関すること。
(3) 職員の時間外勤務命令及び休日勤務命令に関すること。
(4) 監査事務についての資料の収集及び調査に関すること。
(5) 高原町個人情報保護条例(平成2年高原町条例第12号)に基づく保有個人情報の開示、訂正及び利用停止の請求に対する決定、通知及び意見聴取に関すること(軽易なものに限る。)。
(6) 高原町情報公開条例(平成13年高原町条例第13号)に基づく公文書の開示の請求に対する決定、通知及び意見聴取に関すること(軽易なものに限る。)。
(7) その他届出、照会、回答、報告及び通知等の処理に関すること。
第5章 公印
(公印の種類等)
第13条 公印の種類、印影のひな形、寸法、個数及び使用範囲は、別表第1のとおりとする。
(公印の新調等の手続)
第14条 公印を新調し、改刻し、又は廃止したときは、速やかに公印登録簿(様式第1号)に登録の手続をし、印影を付して、その旨を告示しなければならない。
(不用公印の処理)
第15条 不用となった公印は、10年保存し、保存期間を経過したものは、切断又は焼却等の方法により廃棄し、かつ、必要事項を公印登録簿に記載しなければならない。
(公印の取扱い)
第16条 公印は、常に鍵のかかる容器に納め、上席の書記が保管の責に任じなければならない。
(公印の使用)
第17条 公印を使用するときは、押印する文書に原議(第38条に規定する「原議」をいう。)その他の証拠書類を添えて、上席の書記の審査を受け、その承認を受けなければならない。
2 前項の審査に当たっては、おおむね次の事項に留意しなければならない。
(1) 決裁は有効になされているか。
(2) 起案年月日が記載され、決裁印が押されているか。
(3) 校合はなされているか。
(4) 文書の書式は、この規程の定めに合致しているか。
(公印の持出し)
第19条 公印は、事務室の外に持ち出し使用することはできない。ただし、特に上席の書記が持出しの必要を認めたときは、この限りでない。
第6章 文書取扱
第1節 総則
(文書の取扱い)
第20条 文書(文書、図画及び写真(これらを撮影したマイクロフィルムを含む。)並びに電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られる記録をいう。)をいう。以下同じ。)は、正確、かつ、迅速に取り扱い、事務が適正、かつ、能率的に行われるように処理し、及び管理しなければならない。
2 文書の管理は、原則としてファイリングシステム(電子計算機を利用して保存及び廃棄に関する文書の情報管理を行うシステムをいう。以下同じ。)を利用して行うものとする。ただし、上席の書記がこれにより難いと認めた場合は、この限りでない。
(文書の種類)
第21条 文書の種類は、次のとおりとする。
(1) 規則 法第138条の4第2項の規定により制定するもの
(2) 告示 法令に基づいてなす指定、決定等の処分で広く一般に知らせるために公示するもの及びその他一定の事項を広く一般に知らせるため公示するもので特に重要なもの
(3) 公告 一定の事項を広く一般に知らせるため公示するもので告示以外のもの
(4) 訓令 職員に対する命令で公示するもの
(5) 指令 申請に基づき特定の個人又は団体に対して命令するもの
(6) 一般文書 前各号に掲げるもの以外のもの
第2節 文書の収受
(収受した文書の取扱い)
第22条 収受した文書は、次により処理しなければならない。
(1) 親展文書は、開封しないで宛名人に配布すること。
ア 国及び県の機関からの助言、勧告、指示等の文書で重要なもの
イ 審査請求その他の不服申立て及び訴訟に関する文書
ウ その他、特に重要と認められる文書
(3) 前2号に掲げる文書以外の文書は、収受印及び閲覧印を押し、上席の書記の閲覧を受け、供覧に付すること。ただし、軽易な文書については、上席の書記の判断により、その手続の全部又は一部を省略することができる。
2 上席の書記は、前項の規定により収受した文書のうち特に重要なもの又は特に異例なものについては、あらかじめ代表監査委員の閲覧に供しなければならない。
(ファクシミリ文書の収受等)
第23条 前条の規定は、ファクシミリで受信した文書の収受等について準用する。
(総合行政ネットワーク文書の取扱い)
第24条 総合行政ネットワーク(国及び地方公共団体の組織内ネットワークを相互に接続した情報通信ネットワークをいう。以下同じ。)により受信した文書は、紙に出力し、第22条の例により処理しなければならない。
(電話等による処理)
第25条 電話又は口頭で聴取した事項のうち重要なものは、電話・口頭処理票(様式第7号)により処理しなければならない。
第3節 文書の処理
(起案文書の作成)
第26条 起案は、決裁伺書(様式第8号)により行うものとする。
(1) 収受した文書に基づく処理案で定例的又は軽易なものの起案 処理案を記載した用紙を用い、当該用紙の余白に閲覧印を押すこと。
(2) 一定の帳票を使用して発する定期報告等の文書で軽易なものの起案 当該帳票を用い、当該文書の余白に閲覧印を押すこと。
(3) 軽易な照会、回答等の起案 上席の書記の定める帳票を用いること。
(起案の方法)
第27条 起案は、次に定めるところにより行わなければならない。
(1) 文書は、常用漢字表(平成22年内閣告示第2号)、現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)及び送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)により、平易、かつ、簡潔に書くこと。
(2) 起案文書には、定例的又は軽易な事案を除き、起案の理由、起案内容の説明、関係法令その他の参考となる事項を記載し、関係書類を添付すること。
(3) 前2号の規定にかかわらず定例的な事案で一定の文案により処理することができるものについては、一定の帳簿により、又はその文案の記載を省略して起案することができる。
(文書の左横書き)
第28条 文書は、左横書きとしなければならない。ただし、次に掲げるものは、この限りでない。
(1) 法令の規定により様式が縦書きと定められているもの
(2) 他の官公署が様式を縦書きと定めたもの
(3) 祝辞、賞状、表彰状その他これらに類するもの
(4) 前各号に掲げるもののほか、上席の書記が縦書きを適当と認めたもの
(1) 規則、告示及び訓令 記号はそれぞれ「高原町監査委員規則」、「高原町監査委員告示」及び「高原町監査委員訓令」とし、番号はその種類ごとに規則等番号簿(様式第9号)により付けること。
(2) 指令 記号は「シレイ」とし、番号は令達件簿(様式第10号)により付される番号を付けること。
(3) 一般文書 記号は「高監第」の文字の次に分類番号を加えたものとし、文書収発票により付される番号を付けること。
2 指令及び一般文書で同一件名又は同種の事案に係るものについては、年度内の処理に係るものに限り、文書枝番号簿(様式第11号)により枝番号を付けて処理することができる。
3 文書の番号は、規則、告示及び訓令にあっては暦年による一連番号とし、指令及び一般文書にあっては会計年度による一連番号とする。
(文書の発信者名)
第30条 文書の発信者名は、法令に特別の定めのあるもののほか、代表監査委員名を用いるものとする。ただし、事案の性質及び内容により、その他の者を発信者とすることができる。
(文書取扱部署の表示等)
第31条 文書の末尾には、括弧書きで文書取扱いの部署として「監査委員」と表示するものとする。ただし、事案の性質及び内容により省略することができる。
2 文書には、照会その他の便宜に資するため、必要に応じて、当該文書に事務担当者の氏名、電話番号等を記載するものとする。
(1) 代表監査委員が決裁すべきもの 代表監査委員
(2) 上席の書記が専決すべきもの 書記
(1) 例規となるもの 例規
(2) 告示、公告、公示又は公表の類で町の掲示場に掲示するもの 掲示
(3) 特殊な発送を要するもの 親展、書留、配達証明、内容証明、ファクシミリ送信、総合行政ネットワーク送信又は電子メール送信
3 決裁伺書の文書分類及び保存期間の欄には、第46条の規定により作成したファイル基準表による文書分類及び保存期間を表示しなければならない。
(回議)
第33条 起案文書は、下位の職にある者から上位の職にある者の順に回議をするものとする。
(合議)
第34条 起案文書の内容が他の部局(議会、町長部局、教育委員会、選挙管理委員会、公平委員会又は農業委員会若しくは固定資産評価審査委員会をいう。以下「町の機関」という。)に関係がある場合は、当該部局の課長(事務局長又は書記長若しくは上席の職員にあるものを含む。以下「関係課長」という。)に当該起案文書の合議をしなければならない。
2 前項の合議は、上席の書記までの回議を経て行うものとする。
3 合議は、必要かつ最小限の範囲に限るものとし、関係課長と事前に協議することにより、又は関係課長に当該事案に係る文書の写しを送付することにより省略することができる。
(特に重要な文書等の持回り)
第35条 起案文書のうち秘密を要するもの、特に重要なもの、特に異例なもの又は特に急を要するものについては、起案者又は上司が持ち回ることにより回議又は合議をしなければならない。
(起案文書の修正)
第36条 起案文書の内容を修正した者は、修正した箇所に押印しなければならない。ただし、用字、用語等の形式上の修正をしたときは、この限りでない。
(起案文書の重大な修正又は廃案)
第37条 回議又は合議の結果、起案文書の内容について重大な修正が行われたとき、又は廃案になったときは、上席の書記は、そのときまでに合議を終えた関係課長にその旨を通知しなければならない。
(代決、後閲等)
第38条 代決した者は、起案文書の代決者として押印した印影の上部に「代」と記載し、後閲を要すると認められるものは「後閲」と記載しなければならない。
2 合議の過程において合議を受ける者が不在のときは、前項の代決の例により処理することができる。
(決裁印の押印等)
第39条 決裁が終了した起案文書(以下「原議」という。)には、決裁印(様式第12号)を押印するものとする。この場合において、合議を要する起案文書については、合議を終了した後に決裁印を押印するものとする。
(供覧)
第40条 供覧すべき文書は、当該文書の余白に「供覧」と朱書し、閲覧印を押して関係者の閲覧に供するものとする。
第4節 文書の施行
(文書の浄書)
第41条 原議で施行を要するものは、速やかに浄書しなければならない。
2 浄書する文書の日付は、当該文書を施行する日とする。
(浄書文書の校合)
第42条 浄書した文書は、必ず原議と校合しなければならない。
(公印の押印)
第43条 施行する文書には、公印を押さなければならない。ただし、特に重要な文書以外の文書については、公印を省略することができる。
(1) 内容証明郵便物、緊急に発送を要する文書等 郵送等
(2) 緊急性を有し、前条ただし書の規定により公印を省略した文書であって、町の機関又はファクシミリでの送付を了解している団体等に対して送付するもの ファクシミリ送信
(3) 総合行政ネットワークを利用して送信する文書 総合行政ネットワーク送信
(4) 前条ただし書の規定により公印を省略した文書であって、町の機関又は電子メールでの送付を了解している団体等に対して送付するもの 電子メール送信
2 文書を発送しようとするときは、原議に施行日を記入し、次に定める手続により処理しなければならない。
(1) 集中発送する文書(総務課長(高原町行政組織規則(平成14年高原町規則第4号)第30条第1項の規定により総務課に置く課長をいう。以下同じ。)が別に定める県等の機関に対して別に定める定例発送日に一括取りまとめて発送するものをいう。以下同じ。)は、原則として封筒に入れないで、総務課の文書発送棚に入れること。
(2) 集中発送する文書以外の文書(書留、速達等を除く。)は、宛先を明記した封筒に入れ、総務課の文書発送箱に入れること。
(3) 書留、速達等により発送する文書は、宛先を明記した封筒に入れ、総務課の発送担当者に提示すること。
(4) 小包郵便物として発送する文書は、包装し、宛先を明記の上、総務課の所定の場所に置くこと。
(5) 内容証明郵便物及び緊急に発送を要する文書等の郵送は、総務課から料金後納郵便物差出票(様式第13号)の交付を受けて行うこと。
第5節 文書の整理、保管及び保存
(文書の整理及び保管)
第45条 文書は、常に整然と分類して整理し、必要なときにすぐに取り出せるように保管しなければならない。
(ファイル基準表)
第46条 上席の書記は、文書を分類整理するため、ファイリングシステムにより、ファイル基準表(様式第14号)を毎年度当初に作成しなければならない。
(完結文書の整理及び保管)
第47条 完結文書(供覧によって完結する文書で供覧が終わったもの、施行を要する文書で施行が終わったもの、施行を要しない文書で決裁が終わったもの及びこれら以外の文書で決裁権者との協議等に使用したものをいう。以下同じ。)は、ファイル基準表に基づいて、個別フォルダー等整理用文具を使用して、年度ごとに整理し、保管するものとする。ただし、暦年により整理する必要があるものについては暦年により、年度を越えて処理される事案に係るものについては年度を越えて整理し、保管することができる。
2 整理用文具には、「監査委員」のほか、完結年度、文書分類番号、ファイル名、保存期間及び廃棄年度を表示しなければならない。また、分けつづりしたときは、何号何冊のうち1等の分冊番号を付けなければならない。
3 完結文書の保管に当たっては、個別フォルダー用キャビネットを使用するものとする。ただし、個別フォルダー用キャビネットに収納することが適当でない完結文書については、適切な保管用具を使用するものとする。
(未完結文書の整理及び保管)
第48条 未完結文書(完結文書となるべき文書でまだその状態に達していないものをいう。)は、一定の箇所に整理して保管し、常にその所在を明らかにしておかなければならない。
(文書の保存期間)
第49条 文書の保存期間の区分は、30年、10年、5年、3年、1年及び1年未満とする。
2 上席の書記は、保存期間区分標準(別表第3)に基づき、文書(保存期間が1年未満となるべきものを除く。)について、ファイル基準表により保存期間を定めるものとする。ただし、保存期間が10年を超えることとなるべき文書で保存を要する期間があらかじめ確定できるものは、その期間によるものとする。
3 文書の保存期間は、会計年度によるものは完結した日の属する年度の翌年度から、暦年によるものは完結した日の属する年の翌年から起算する。ただし、保存期間の区分が1年未満の文書については、当該文書が完結した日から起算する。
(文書の保管)
第50条 次に掲げる文書の保管は、事務室において行うものとする。
(1) 前会計年度及び現会計年度(暦年により整理する文書にあっては、前年及び現年)に完結した文書
(2) 各種台帳、例規その他完結することがない常用の文書
(文書の引継ぎ)
第51条 上席の書記は、完結文書(前条の規定により自ら保管する文書並びに保存期間の区分が1年及び1年未満の文書を除く。)を総務課長に引き継がなければならない。ただし、常に利用する必要がある完結文書については、ファイリングシステムに所定の事項を登録することにより、事務室において保管することができる。
2 総務課長への文書の引継ぎは、引継目録(様式第15号)を添えて行うものとする。
(職員の閲覧又は借覧)
第52条 事務室の保管文書を閲覧し、又は借覧しようとする職員(町の機関の職員を含む。)は、保管文書閲覧・借覧簿(様式第16号)に必要事項を記入しなければならない。この場合において、上席の書記は、当該閲覧又は借覧が不適当であると認めるときは、これを拒むことができる。
2 借覧期間は、1週間以内とする。ただし、上席の書記がやむを得ない理由があると認めるときは、この限りでない。
3 借覧した保管文書は、庁外に持ち出してはならない。ただし、やむを得ない理由により、あらかじめ上席の書記の承認を受けたときは、この限りでない。
4 閲覧又は借覧をした保管文書は、取り替え、抜き取り、訂正し、又は転貸してはならない。
(保管文書の廃棄)
第53条 保存期間が経過した保管文書は上席の書記が廃棄するものとする。
2 文書の廃棄は、裁断、溶解、電磁的記録の消去等、当該文書に記録された情報の漏えいを防止するために必要な措置を講ずる方法で行うものとする。
2 上席の書記は、保存期間が経過していない保存文書であっても、保存する必要がないと認めるときは、総務課長と協議して、廃棄を決定することができる。
第7章 補則
(委任)
第55条 この規程の実施に関し必要な事項は、別に定める。
(準用)
第56条 この規程で定めるもののほか、職員の給与及び旅費並びに分限、懲戒、服務その他文書の取扱いについては、町長部局の例による。
附則
(施行期日)
1 この規程は、令和2年7月1日から施行する。
(経過措置)
2 この規程の施行の際、現になされた手続その他の行為は、この規程によってなされたものとみなし、当該手続その他の行為が完了するまでは、なお従前の例による。
3 この規程の施行の際、現に保管する公印は、この規程により保管するものとみなし、当分の間使用することができる。
4 この規程の施行の際、現に使用中の様式は、この規程による書類とみなし、当分の間、これを適宜補正して使用することができる。
附則(令和4年2月25日監委告示第4号)
この告示は、令和4年3月1日から施行する。
別表第1(第13条関係)
種類 | 印影のひな形 | 印影の寸法 (ミリメートル) | 個数 | 使用範囲 |
監査委員 |
| 方18 | 1 | 一般公文書 |
代表監査委員 |
| 方18 | 1 | 一般公文書 |
(注) 字の配置のうえから均衡がとれないときは、字の位置をかえること、「印」の字の前に「之」の字を加えること、又は「印」の字を省くことができる。
別表第2(第22条関係)
庶務 | 10 |
定期監査 | 20 |
随時監査 | 30 |
行政監査 | 40 |
財政援助等監査 | 50 |
住民監査請求監査 | 60 |
例月出納監査 | 70 |
決算審査 | 80 |
健全化判断比率等審査 | 90 |
別表第3(第49条関係)
(30年保存) 1 規則及び諸規程の制定及び改廃に関する文書 2 告示及び公告に関する文書で特に重要なもの 3 条例、規則等の解釈及び運用方針に関する文書で重要なもの 4 国及び県の機関からの文書で特に重要なもの 5 審査請求その他の不服申立て及び訴訟に関する文書で重要なもの 6 調査表及び統計表で特に重要なもの 7 職員の任免、分限、懲戒、賞罰等に関する文書 8 叙位、叙勲、褒賞及び表彰に関する文書で重要なもの 9 請願に関する文書 10 監査委員の異動進退に関する文書 11 監査委員及び職員の履歴に関する文書 12 請求監査及び要求監査に関する報告書、公表並びに措置状況に関する文書 13 定期監査、随時監査、行政監査、財政的援助団体等の監査及び指定金融機関等の監査に関する報告書、公表並びに措置状況に関する文書 14 例月出納検査に関する報告書、公表並びに措置状況に関する文書 15 決算審査、基金運用状況の審査並びに健全化判断比率審査及び資金不足比率審査に関する意見書 16 前各号に掲げるもののほか、30年保存が必要と認められるもの (10年保存) 1 条例、規則等の解釈及び運用方針に関する文書 2 国及び県の機関からの文書で重要なもの 3 告示及び公告に関する文書で重要なもの 4 審査請求その他の不服申立て及び訴訟に関する文書 5 調査表及び統計表で重要なもの 6 叙位、叙勲、褒賞及び表彰に関する文書 7 陳情等に関する文書 8 規則等番号簿 9 令達件簿 10 前各号に掲げるもののほか、10年保存が必要と認められるもの (5年保存) 1 照会、回答、依頼、協議、通知等の文書で重要なもの 2 監査委員の事務引継書 3 監査委員協議会に関する文書 4 監査実施計画に関する文書 5 文書収発票 6 文書枝番号簿 7 前各号に掲げるもののほか、5年保存が必要と認められるもの (3年保存) 1 照会、回答、依頼、協議、通知等の文書 2 前号に掲げるもののほか、3年保存が必要と認められるもの (1年保存) 1 照会、回答、依頼、協議、通知等の文書のうち軽易なもの 2 前号に掲げるもののほか、1年を超えて保存する必要がないと認められるもの (1年未満) 1 照会、回答、依頼、協議、通知等の文書(収受文書、供覧文書に限る。) 2 前号に掲げるもののほか、随時廃棄することが適当と認められるもの |
